OmbudsLex.AI – Informationsblatt für Ombudsstellen | Ombudschaft elternbleiben.nrw (nro + ngo)

Dieses Informationsblatt richtet sich an Landes-Ombudsstellen und bundesweite Ombudschaften in der Kinder- und Jugendhilfe. Es erläutert, wie OmbudsLex.AI und freie KI-Tools professionell und DSGVO-konform eingesetzt werden können.

Was ist OmbudsLex.AI?

🏠 OmbudsLex.AI — die lokale Lösung

OmbudsLex.AI ist eine lokal betriebene KI-Infrastruktur (Ollama-basiert), entwickelt von elternbleiben.nrw für die tägliche Ombudsarbeit. Sie läuft auf einem Computer vor Ort — ohne Cloud-Verbindung.

🔒 DSGVO-Garantie: Es ist physisch unmöglich, dass Daten den Rechner verlassen. Kein Cloud-Vertrag, keine Drittanbieter-Nutzungsbedingungen.

Kein Internet erforderlich (nach Setup)
Echte Falldaten verarbeitbar (kein Cloud-Versand)
Eigene SGB VIII-Wissensbasis einbindbar (RAG)
Monatliche Kosten nach Jahr 1: ~ 5 €

🌐 Freie KI-Tools — der sofortige Einstieg

Ohne technisches Setup können ChatGPT, Claude.ai oder Gemini sofort genutzt werden — für allgemeine rechtliche Orientierung, Formulierungshilfen und Verhandlungsvorbereitung.

⚠️ Wichtig: In freien KI-Tools niemals echte Namen, Aktenzeichen oder Adressen eingeben. Nur mit Platzhaltern arbeiten.

Sofort einsatzbereit (Browser)
Kostenlos nutzbar (Grundversion)
Gut für: Jura-Edukation, Muster-Formulierungen
Nur anonymisierte Sachverhalte

Welches Tool — wann?

Anwendungsfall	Freie KI (ChatGPT etc.)	OmbudsLex.AI (lokal)
SGB VIII verstehen, allgemeine Rechtsfragen	✓ Sehr geeignet	✓ Sehr geeignet
Formulierungsvorlagen mit Platzhaltern	✓ Geeignet	✓ Geeignet
Verhandlungsvorbereitung (abstrakt)	✓ Geeignet	✓ Geeignet
Fallspezifische Analyse mit echten Daten	✗ DSGVO-kritisch	✓ DSGVO-konform
Akteneinsicht inhaltlich auswerten	✗ Nicht erlaubt	✓ Möglich (lokal)
Eigene Wissenssammlung einbinden (RAG)	✗ Nicht möglich	✓ Kernfunktion

Sofort einsetzbare Prompts für Ombudsstellen

⚖️ Prompt A: SGB VIII-Verfahren prüfen

In ChatGPT / Claude eingeben:

ACT AS erfahrener Ombudsperson im Jugendhilferecht: Ich begleite einen Fall, in dem das Jugendamt [Maßnahme nach § … SGB VIII] eingeleitet hat. Beschreibe mir, welche Verfahrensschritte das Jugendamt laut SGB VIII einhalten musste, und prüfe, ob diese Rechte typischerweise gewahrt werden: - Anhörung nach § 24 SGB X - Begründungspflicht nach § 35 SGB X - Einbezug der Familie nach §§ 36, 37 SGB VIII Sachverhalt (pseudonymisiert): [Hier kurz ohne echte Daten beschreiben] CHECKLISTE: Was muss ich als Ombudsperson im nächsten Gespräch klären?

🎯 Prompt B: Gesprächsvorbereitung (Harvard)

Für Gespräche mit Jugendämtern:

ACT AS Verhandlungscoach mit Kenntnissen im Harvard-Konzept und Jugendhilferecht: Ich bereite ein Gespräch mit dem Jugendamt vor. Das Ziel der Familie ist: [Ziel, abstrakt]. Das Jugendamt scheint zu vertreten: [Position]. Hilf mir: 1. Die Interessen hinter den Positionen benennen 2. Drei gemeinsame Interessen identifizieren 3. Fünf offene Fragen vorbereiten 4. Mögliche Einwände vorwegnehmen Format: strukturiert, praxisnah.

📂 Prompt C: Bescheid auf Fehler prüfen

Für die Überprüfung von Bescheiden:

ACT AS Verwaltungsrechtler (SGB X, VwVfG): Bitte prüfe anhand der folgenden anonymisierten Beschreibung, ob der Bescheid des Jugendamts formelle und/oder materielle Fehler enthält: [Beschreibung ohne Klarnamen / Aktenzeichen] Prüfschema: - Begründung vorhanden? (§ 35 SGB X) - Rechtsmittelbelehrung korrekt? - Ermessen erkennbar ausgeübt? - Verhältnismäßigkeit gewahrt? Ergebnis als CHECKLISTE. GEGENPRÜFUNG: Wo könnte die Behörde dennoch im Recht sein?

📝 Prompt D: Stellungnahme formulieren

Für schriftliche Eingaben:

ACT AS Formulierungshelfer für Ombudschaften (§ 9a SGB VIII): Erstelle drei Varianten einer Stellungnahme (sachlich / deeskalierend / fordernd) für: [Sachverhalt abstrakt, kein Klarname] Normen: [z. B. § 8a SGB VIII, § 36 SGB VIII] Vorgaben: - Nur Platzhalter: [Familie], [Kind], [JA Stadt X] - Ich-Form (die betroffene Familie schreibt selbst) - Keine Kanzlei-Optik, kein Anwaltsjargon - Am Ende Hinweis auf Fristen

Wie OmbudsLex.AI aufgebaut ist — die Systemarchitektur

OmbudsLex.AI ist eine lokal betriebene KI-Infrastruktur, die vollständig auf dem eigenen Server oder Arbeitsrechner des Vereins läuft. Alle Komponenten sind quelloffen und kostenlos — lediglich die Einrichtung erfordert fachkundige Begleitung.

🏗️ Systemarchitektur OmbudsLex.AI (Überblick)

🧩 Softwarekomponenten

Ollama — lokales LLM-Backend (quelloffen)
Open WebUI — Chat-Oberfläche via Browser
Vektordatenbank — für eigene Wissensbasis (RAG)
Docker — Container-Orchestrierung (empfohlen)

🖥️ Mindest-Anforderungen (Hardware)

16 GB RAM (32 GB für große Modelle empfohlen)
Moderner CPU oder dedizierten GPU (optional)
~ 20 GB freier Festplattenspeicher
Windows 10/11, macOS 12+, Linux (Ubuntu 22.04+)

📞 Projektplan & Systemberatung durch elternbleiben.nrw

Die Installation, Konfiguration und Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Verbandes erfordert fachkundige Begleitung. Ingo Schniertshauer bietet hierfür eine kostenpflichtige Systemberatung an — mit individuellem Projektplan, Modellauswahl und Wissensbasis-Aufbau (RAG).

→ Beratungsgespräch anfragen · Ombudschaft@elternbleiben.nrw

📜 Rechtsrahmen der Ombuds-KI-Nutzung

§ 9a SGB VIII (Ombudsstellen) ermächtigt zur unabhängigen Beratung und Unterstützung von Familien im Jugendhilfeverfahren. KI-Tools sind Hilfsmittel dieser Tätigkeit — vergleichbar mit Fachliteratur oder Formularbüchern. Die Verantwortung und das fachliche Urteil verbleiben stets bei der Ombudsperson („Human in the Loop").

Weitere Grundlagen: § 13 SGB X (Beistand), § 5 RDG (Rechtsdienstleistung als Nebenleistung), § 6 RDG (unentgeltliche Rechtsdienstleistung).

§ 9a SGB VIII § 13 SGB X § 5 RDG DSGVO Art. 5 Human in the Loop

5 Prinzipien für den KI-Einsatz in der Ombudsarbeit

Ehrlich: KI-Outputs kritisch prüfen, niemals ungeprüft übernehmen
Datensparsamkeit: Nur das Nötigste eingeben — ohne Klarnamen
Transparenz: Ratsuchende informieren, dass KI-Tools genutzt werden

Verantwortung: Fachliches Urteil liegt bei der Ombudsperson — nicht bei der KI
Friedlich: KI dient der kooperativen Lösung, nicht der Eskalation

Fragen zum Setup, zur Prompt-Sammlung oder zur Kooperation? Kontakt aufnehmen oder direkt an Ombudschaft@elternbleiben.nrw. Die vollständige Prompt-Sammlung für Eltern steht ebenfalls frei zur Verfügung.