Hinweise zur Übermittlung von Dokumenten

Hinweise zur Übermittlung von Dokumenten
für ElternBleiben.nrw – Ingo Schniertshauer, Ombudsperson & Sozialtherapeut

Sehr geehrte Ratsuchende,
damit wir Ihre Unterlagen effizient bearbeiten können, beachten Sie bitte folgende Richtlinien. Sie helfen uns, Zeit zu sparen und Ihre Anliegen zielgerichtet zu unterstützen.

1. Welche Dokumente sind relevant?

• Eigene Schriftsätze (z. B. Anträge, Erwiderungen an Gericht/Jugendamt)

• Schriftsätze anderer Stellen (Gericht, Jugendamt, Gutachten etc.)

• Korrespondenz (E-Mails, SMS, WhatsApp-Nachrichten zwischen den Beteiligten)

2. Dateiformate & Aufbereitung

Eigene Schriftsätze

• Immer als Textdokument (z. B. .docx, .rtf, OpenOffice).

• Keine zusätzlichen Erläuterungen nötig.

Fremde Schriftsätze (z. B. vom Jugendamt oder Gericht)

• Als textbasierte PDF scannen (Formatierung bleibt erhalten, Dateigröße klein).

• Tipp: Nutzen Sie die Scanner-Software, um mehrere Seiten in einer PDF zusammenzuführen.

Korrespondenz (E-Mails, SMS, WhatsApp)

• Chronologisch (älteste Nachricht zuerst) in ein Textdokument kopieren.

• Header angeben: Absender/Empfänger, Datum, Betreff.

• Beispiel:

   

   

  Copy

   

  Download

  [15.11.2023, 10:00] Mutter an Vater (WhatsApp):  
  "Betreff Umgangstermin: Können wir den 20.11. vereinbaren?"  

3. Dateibenennung – Strukturierte Namensgebung

Schema:
Nachname-Vorname_JJMMTT_Absender-Empfänger_Dokumenttyp_Stichwort

Beispiel:
Mueller-Anna_231120_JA-AG_Beschluss_Umgangsregelung.pdf

Regeln:

• Keine Umlaute/Sonderzeichen (ä → ae, ß → ss).

• Datum: Jahr-Monat-Tag (z. B. 231120 für 20.11.2023).

• Abkürzungen für Institutionen:

  • AG = Amtsgericht | JA = Jugendamt | VB = Verfahrensbeistand

  • V = Vater | M = Mutter | RAgs = Anwalt Gegenseite

4. Datenblatt für die Fallerfassung

Ziel: Schnelle Erfassung Ihrer Situation. Nutzen Sie unsere digitale Vorlage oder füllen Sie folgende Felder aus:

Angaben zu den Eltern

• Vater/Mutter: Name, Geburtsdatum, Kontakt, Beruf, kulturelle Herkunft.

• Beziehungsgeschichte: Daten zu Kennenlernen, Trennung, Sorgerecht (GSR/ASR).

Kinder

• Name, Geburtsdatum, aktueller Aufenthaltsort.

Beteiligte Stellen

• Jugendamt: Sachbearbeiter*in, Kontakt.

• Gericht: Richter*in, Aktenzeichen.

• Weitere: Gutachter*in, Umgangspflegschaft.

Hinweis:

• Fett markierte Einträge erleichtern die Bearbeitung.

• Speichern Sie das Dokument als Word/Textdatei (kein PDF!).

5. Datenschutz & Transparenz

• Alle Daten werden vertraulich behandelt (§ 50 SGB VIII).

• Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft oder Löschung Ihrer Daten.

• Warum fragen wir diese Daten ab?

  • Kulturelle Hintergründe, Entfernung der Eltern oder Altersunterschiede beeinflussen Fallverläufe.

  • Statistische Auswertungen helfen uns, strukturelle Probleme im Familienrecht sichtbar zu machen.

6. Fragen?

• Mail an: ombudschaft[at]elternbleiben.nrw

„Ihre Daten sind die Basis für eine fundierte Beratung – und für politische Arbeit, die Familienrecht fairer macht.“
Ingo Schniertshauer | ElternBleiben.nrw